BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Sistem
Informasi Managemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang
semenjak tahun 1960-an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM
didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk
mendukung operasi, managemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi.
SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem
Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan” Judul artikel
ini mengandung tanda tanya. namun, mohon untuk tidak ditafsirkan bahwa di
Indonesia tidak terdapat kegiatan penelitian yang berhubungan dengan SIM.
Justru, diasumsikan bahwa kegiatan tersebut telah ada (exists) sehingga tidak
ada klaim bahwa perlu melakukan perintisan bidang ini dari nol. namun, bidang
ini telah berkembang secara paralel di berbagai bidang ilmu yang telah mapan
seperti Ilmu Komputer, Bisnis dan Managemen, Psikologi, dan sebagainya.
Manajemen
sendiri mencakup proses perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengarahan,
dan lain-lain, dalam suatu organisasi. Sedangkan, informasi dalam satu
organisasi adalah data yang diolah sedemikian rupa sehingga memiliki nilai dan
arti bagi organisasi. Dengan ini, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan
sistem yang mengolah serta mengorganisasikan data dan informasi yang berguna
untuk mendukung pelaksanaan tugas dalam suatu organisasi.
B.
Rumusan
Masalah
1. Apa
Itu Pengertian Sistem Informasi
Manajemen ?
2.
Bagaimana
Ruang Lingkup Sistem Informasi Manajemen ?
3.
Bagaimana Penerapan
Sistem Informasi Manajemen Publik Berbasis Komputer ?
4.
Bagaiman
Sistem Infomasi Manajemen (SIM) dalam Organisasi ?
5.
Bagaimana Pembangunan Sistem Informasi Manajemen di Sektor Pemerintah ?
BAB
II
PEMBAHASAN
.
A.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Berikut
ini pengertian SIM (Management Information Systems, MIS) menurut beberapa pakar
dibidangnya. Pengertian Sistem Informasi Manajemen menurut Laudon dan Laudon
(2008) adalah : “Suatu susunan komponen-komponen yang terintegrasi &
bekerja secara bersama-sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi,
control, analisis dan visualisasi dalam sebuah organisasi”. Sedangkan menurut
Davis (2009) adalah: “Suatu sistem operasional yang melaksanakan beraneka-ragam
fungsi untuk menghasilkan keluaran yang berguna bagi pelaksana operasi dan
manajemen organisasi yang bersangkutan.”
Menurut
Stoner, 1996. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat
dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan
dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara
efektif dan pengendalian.
Dari
definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa Sistem Informasi
Manajemen adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna
mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.
Atau bisa kita jabarkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub
sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu
yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian
cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer
atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan
kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Parapemakai
biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit
dibawahnya.
B.
Ruang Lingkup Sistem Informasi Manajemen
Dalam
meningkatkan kinerja yang efesien dan efektif dalam pelayanan publik, maka
diperlukan sistem informasi manajemen yang baik. Seperti yang kita ketahui
bahwasanya birokrasi yang memberikan pelayanan publik saat ini sangat
berbelit-belit, sehingga pemerintah perlu merampingkan birokrasi agar
masyarakat dapat dengan mudah dan cepat mengurus surat izin atau surat
legalitas dari pemerintah, misalnya pembuatan KTP, surat izin usaha, dsb. Untuk
memangkas sistem birokrasi yang berbelit-belit tersebut, maka pemerintah
mendirikan instansi layanan satu pintu (one stop service). Dengan adanya
layanan satu pintu (one stop service) diharapkan pemerintah dapat memberikan
layanan yang cepat dan mudah, sehingga dapat memberikan kepuasan kepada
masyarakat. Dalam layanan satu pintu (one stop service) dibutuhkan suatu sistem
informasi manajemen yang baik khususnya dalam keandalan manajemen database agar
dalam memberikan pelayanan secara cepat dan mudah.
SIM
bukan merupakan hal baru. Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata
pembentuknya, yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”. Sistem merupakan
kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu
kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud
elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan
barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan,
personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling
terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha. Informasi adalah
hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi
bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan
oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada.
Informasi
bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya
masing-masing Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh
pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah
tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan
operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
C. Penerapan
Sistem Informasi Manajemen Publik Berbasis Komputer
Penggunaan
e-Government di Lingkungan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah di Indonesia
Perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi berpengaruh terhadap
penyelenggaraan pemerintahan secara signifikan. Sejalan dengan berkembangnya
penggunaan internet di lingkungan pemerintah dan masyarakat, maka pemerintah
menyikapinya dengan menggunakan teknologi tersebut sebagai alat untuk memperlancar dan meningkatkan kualitas
penyelenggaraan pemerintah.
Di tingkat pemerintah pusat, pemerintah telah membentuk Departemen
Komunikasi dan Informasi (Depkominfo) yang bertugas melaksanakan tersedianya
sarana infratruktur komunikasi dan informasi yang dikeluarkan oleh Pemerintah
Pusat agar dapat diakses dan dibaca secara cepat oleh instansi atau institusi
pemerintah yang berada di wilayah Republik Indonesia. Informasi tersebut
meliputi produk-produk hukum pemerintah, seperti: Undang-Undang, Peraturan
Pemerintah, Keputusan Presiden, Instruksi Presiden, dan lain-lain. Selain itu
Depkominfo juga berfungsi sebagai Departemen yang bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan informasi dan komunikasi di Negara Republik Indonesia dengan
ketentuan hukum yang berlaku dan mengelola secara resmi website atau
situs resmi Negara Indonesia. Untuk implementasi e-Government,
pemerintah telah mengeluarkan Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government
yang dituangkan melalui INPRES No. 3 tahun 2003.
Sedangkan di tingkat pemerintah daerah (pemda), masing-masing mengembangkan
situs resmi daerahnya. Situs ini berisi informasi mengenai daerah
masing-masing, mulai dari sejarah profil pemerintahan, profil geografi, sampai
program dan kegiatan yang dilakukan termasuk menu interaktif didalamnya. Namun
tiap daerah menampilkannya secara berbeda, tergantung dari kemampuan
masing-masing pemda. Dari 33 provinsi dan 443 kabupaten/kota, 402 diantaranya
sudah memiliki website (84 persen), dengan tingkat kemudahan akses yang
berbeda.
D.
Sistem Infomasi Manajemen (SIM) dalam
Organisasi
SIM
adalah penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung
informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Kumpulan
dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan
mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen di dalam kegiatan pelaksanaan dan pengendalian.
Manfaat
sistem informasi manajemen. SIM dapat menolong organisasi untuk :
1. Meningkatkan
Efisiensi Operasional
Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi
perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat organisasi
dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership. Dengan
menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat
menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry)
dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang
diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat
ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara
membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
2. Memperkenalkan
Inovasi Dalam Bisnis
Penggunaan ATM. automated teller machine dalam perbankan merupakan
contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM,
bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka
yang berlangsung beberapa tahun.
3. Membangun
Sumber-Sumber Informasi Strategis
Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber
informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis.
Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan
jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end
users.
SIM
berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan oleh komputer (user)
yang menghasilkan sebuah informasi. dilihat dari besar kecilnya sebuah
organisasi meliputi:
1. Sistem
Informasi Keuangan / Akutansi, Yaitu menyediakan informasi tentang keuangan.
2. Sistem
informasi Pemasaran (Marketing), Yaitu menyediakan informasi tentang pemasaran
sebuah organisasi.
Didalam suatu
organisasi, Sistem Informasi Manajemen dipergunakan pada tiga tingkatan
manajemen :
1. Manajemen
tingkat bawah, Sistem Informasi Manajemen dipergunakan untuk keperluan
pengendalian operasional. Pada tingkatan ini SIM dipergunakan dengan tujuan untuk penghematan
disegala bidang yang mungkin untuk dilakukan. Contohnya pencetakan rekening
listrik oleh PLN. Penerapan SIM dalam hal ini akan menghasilkan penghematan
baik waktu maupun tenaga kerja.
2. Tingkatan
manajemen menengah, penerapan SIM dipergunakan untuk keperluan pengendalian
manajemen. Tugas seorang manajer menengah ialah mengelola semua sumberdaya
milik organisasi agar benar-benar dipergunakan untuk mencapai tujuan yang sudah
ditetapkan oleh manajemen puncak oleh semua personilnya secara efektif dan
efisien. Untuk dapat melaksanakan tugas seperti ini manajer harus mempunyai
segala macam informasi tentang segala kegiatan organisasi dalam operasinya
sehari-hari. Dalam hal inilah SIM dapat berperanan secara nyata untuk membantu
manajer. Hal ini disebabkan karena komputer mempunyai kemampuan untuk menyimpan
sejumlah besar data dengan mudah, dan menggali informasi yang terkandung
didalamnya secara cepat.
3. Manajemen
tingkat puncak, yang tugas utamanya adalah untuk membuat perencanaan yang
strategis.
4. Sistem
informasi pada suatu organisasi berada didalam suatu departemen tersendiri,
departemen sistem informasi/departemen pengolahan elektronik (Electronic Data
Processing)
a. Manajer
SI / controller
b. Manajer
kantor (office manager)
c. Bendaharawan
(treasurer)
d. Asisten
bendaharawan (assistant treasure)
e. Sekretaris
(secretary)
f. Manajer
perencanaan / pengendalian (manger of planning and controls)
g. Direktur
keuangan (vice-president finance)
E.
Pembangunan Sistem Informasi Manajemen di
Sektor Pemerintah
Pemanfaatan
IT pada pemerintahan bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan tata kelola
organisasi yang lebih baik, sehingga mampu menyediakan layanan informasi tepat
guna bagi stake holder. Layanan digitasi pemerintah dapat dilaksanakan melalui
pemanfaatan internet. Misalnya layanan pengaduan masyarakat berbasis sms,
absensi online (e-absensi), laporan kinerja SKPD (e-laporan), persuratan
(e-office) yang kesemua layanan tersebut terpublish pada web induk pemerintah
daerah, sekaligus bisa digunakan sebagai alat untuk monitoring dan
evaluasi kinerja dilingkup Pemerintah tingkat satuan kerja perangkat daerah
(SKPD).
Kondisi
pemanfaatan IT pemerintahan pada saat ini masih terkesan semrawut dan sporadis,
padahal secara teoritis, terdapat banyak manfaat dan kemudahan yang dapat
dirasakan dengan pemanfaatan IT. Bisa disimpulkan, pemanfaatan IT
pemerintahan e-goevrnment belum optimal? Hal ini disebabkan karena
terdapat beberapa kendala. Kendala tersebut antara lain adalah kemampuan
tingkat manajerial pemerintah yang sebagian besar tidak memiliki basis
pengetahuan tentang teknologi informasi termasuk Internet, tidak adanya
kesinambungan program saat ini dengan sebelumnya padalah dari sudut pandang
efesiensi masih bisa di lanjutkan dengan melakukan peremajaan, kustomisasi
tanpa perlu membuat program yang baru dimana substansi operasinya adalah sama
dan perbedaannya sekedar istilah saja.
Tidak adanya
perencanaan yang matang dimana efek yang ditimbulkan adalah pemborosan anggaran
daerah, ada banyak kasus yang bisa dijadikan alasan bahwa masing-masing SKPD
apakah itu badan, Dinas, Bagian, unit kerja dll memiliki paradigma beragam
dalam menerapkan IT sehingga implementasi yang dilakukan terkesan berdiri
sendiri, tidak terintegrasi padahal selayaknya sebuah organisasi yang memiliki
banyak struktur harusnya berada dalam satu induk yang saling bersinergi,
bagaimana mungkin keuangan tidak membutuhkan data kepegawaian yang ada di BKD
begitupun sebaliknya.
Pimpinan
yang paham dengan pemanfaatan IT namun tidak didukung dengan sumber daya
manusia dan infrastruktur yang memadai juga menjadi masalah tersendiri dibuktikan
dibeberapa daerah yang pemimpin daerahnya sangat paham betapa pentingnya IT
dimasa kepemimpinannya menerapakan IT untuk pelayanan publik namun ketika masa
kepemimpinannya berakhir digantikan dengan pimpinan yang baru maka apa yang
telah dibangun sebelumnya tidak lagi digunakan atau bahkan di hentikan.
Budaya kerja
di era informasi yang menuntut produktifitas dan kreatifitas dewasa ini, masih
banyak pegawai pemerintah yang tidak mau beradaptasi dengan teknologi
ICT, mereka kebanyakan menggunakannya hanya sebagai trend bahkan status
sosial bukan sebagai kebutuhan apalagi untuk sebagai problem solving dari
rutinitas kerja sehari-hari. Sering dijumpai baik kepala atau pimpinan jika
terjadi masalah mereka mencari konsultan atau vendor membuat suatu kegiatan
dengan label proyek yang semata-mata berorientasi pada keuntungan dan bukan
pemanfaatan.
Walaupun
sudah lebih 20 tahun Sistem Informasi dikenal di Indonesia, implementasi di
kantor pemerintah (baik pusat maupun daerah) relatif masih rendah dibandingkan
dengan sektor swasta .Hal tersebut disebabkan selain karena adanya hambatan di
dalam birokrasi, yaitu mulai dari UU, kebijakan pusat dan daerah, sampai pada
organisasi dan tata kerja yang tidak mudah untuk diubah atau disempurnakan,
juga karena keterbatasan yang dimiliki pada kantor pemerintah mendorong
implementasi sistem informasi sesuai dengan batasan yang ada.
Berbeda
dengan kondisi di kantor pemerintah, implementasi sistem informasi di sektor
swasta tidak memiliki hambatan yang berarti, sehingga lebih mudah melakukan
penyesuaian di dalam pemanfaatan sistem informasi. Bagi sektor swasta, sistem
informasi serta business process reengineering dimanfaatkan untuk mencari
solusi yang optimal di dalam meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja.
Berdasarkan pengalaman dan pengamatan selama ini, masih rendahnya implementasi
sistem informasi pada kantor pemerintah disebabkan antara lain karena:
1. belum
adanya satuan kerja di suatu kantor pemerintah yang secara struktural
bertanggungjawab di dalam pembangunan dan pengembangan sistem informasi ;
2. keterbatasan
di dalam penguasaan sistem informasi diatasi dengan suatu solusi yang „IT
oriented‟ sehingga berakibat berkembangnya pulau-pulau sistem informasi;
3. rancangan
sistem informasi berkembang secara parsial sesuai dengan kebutuhan
masing-masing entitas kantor pemerintahan (satuan kerja), sehingga sulit untuk
di-integrasikan;
4. sistem
informasi dilaksanakan secara mandiri di masing-masing satuan kerja tanpa
adanya koordinasi sistem informasi antar satuan kerja, termasuk membangun
informasi yang bukan menjadi tanggung jawab satuan kerja pembangun sistem;
5. data
dan informasi yang dibuat dan berada di luar kewenangan/tupoksi suatu satuan
kerja/lembaga tidak dapat dijamin keakuratan dan tanggungjawab kelayakannya,
sehingga akan menjadi suatu area yang berisiko tertinggi;
6. belum
terbangunnya budaya bekerja dengan suatu pola yang saling terintegrsi di
lingkungan kantor pemerintah;
7. keterbatasan
kemampuan sumberdaya manusia untuk pengelolaan sistem informasi.
Pelaksanaan sistem
informasi pada kantor pemerintah dapat diselenggarakan jika:
1. ada
suatu proses kerterbukaan serta manajemen data dan informasi yang tertib serta
terencana;
2. birokrasi
tidak lagi menjadi suatu hambatan;
3. pembangunan
sistem informasi dikembalikan pada tupoksi masing-masing organisasi satuan
pemerintahan;
4. perlu
dibuat suatu strategi dan kebijakan pendukung agar sistem informasi dapat
diselaraskan dengan birokrasi yang ada di sektor swasta;
5. perlu
peningkatan sumberdaya manusia;
6. perlu
adanya change management di lingkungan kantor pemerintahan.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem
Informasi Manajemen Publik adalah sistem yang didisain untuk kebutuhan
manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada
suatu organisasi publik. Jenis data dan fungsi-fungsi operasi disesuaikan
dengan kebutuhan manajemen. enggunaan e-Government di Lingkungan
Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah di Indonesia Perkembangan teknologi
informasi dan telekomunikasi berpengaruh terhadap penyelenggaraan pemerintahan
secara signifikan. Sejalan dengan berkembangnya penggunaan internet di
lingkungan pemerintah dan masyarakat, maka pemerintah menyikapinya dengan
menggunakan teknologi tersebut sebagai alat untuk memperlancar dan meningkatkan kualitas penyelenggaraan
pemerintah.
DAFTAR
PUSTAKA
Sistem
informasi manajemen. Mc Leod , Raymond Jr. 2008. Jakarta : Salemba Empat.
http://nurjatiwidodo.lecture.ub.ac.id/category/perkuliahan/manajemen-sistem-informasi-publik/
http://bdkpadang.kemenag.go.id/index.php?option=com_content&view=article&id=508:peran-sistem-informasi-manajemen-sim-dalam-organisasi&catid=41:top-headlines&frontstyle=f-smaller
